Acord privind prelucrarea datelor

1.1 Termenii precum „date cu caracter personal", „prelucrare", „operator", „persoană împuternicită de operator", „persoană vizată", „încălcarea securității datelor cu caracter personal" și „autoritate de supraveghere" au înțelesul din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR"). „Legislația privind protecția datelor" înseamnă GDPR, Legea nr. 190/2018, Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice, precum și orice altă lege privind datele cu caracter personal aplicabilă prelucrării.

1.2 „Datele Furnizorului" sunt datele cu caracter personal pe care TimeNow le prelucrează în numele Furnizorului pentru a-i pune la dispoziție Platforma, astfel cum sunt descrise în Anexa I.

1.3 „Clienții" sunt persoanele care fac rezervări, cumpără de la Furnizor sau interacționează cu acesta prin Platformă — pe pagina de rezervări, prin widgetul de rezervare, pe numărul de WhatsApp sau în aplicația mobilă TimeNow. „Membrii echipei" sunt proprietarii, angajații și colaboratorii Furnizorului ale căror date sunt păstrate în contul Furnizorului, de exemplu ca utilizatori ai panoului de administrare, angajați cu program de lucru sau instructori.

1.4 „Sub-împuternicit" înseamnă o altă persoană împuternicită pe care TimeNow o angajează pentru a prelucra Datele Furnizorului. Un „serviciu ales de Furnizor" este un serviciu terț pe care Furnizorul însuși îl alege și îl conectează la Platformă, în baza propriului contract cu acel terț.

1.5 „Platforma" înseamnă aplicația web TimeNow, paginile de rezervări, widgetul de rezervare, aplicația mobilă, funcțiile WhatsApp, API-urile și integrările, astfel cum sunt descrise în Termeni.

2.1 Pentru Datele Furnizorului, Furnizorul este operator, iar TimeNow este persoană împuternicită de operator. Furnizorul decide de ce sunt prelucrate datele clienților și ale echipei sale; TimeNow le prelucrează doar pentru a opera Platforma pentru Furnizor.

2.2 TimeNow este operator independent — în afara acestui Acord, conform Politicii de confidențialitate — numai pentru:

• (a) conturile, datele de facturare și facturile Furnizorului și ale Membrilor echipei, în relația lor proprie cu TimeNow;
• (b) contul TimeNow propriu al unei persoane (aplicația mobilă TimeNow sau portalul pentru clienți), inclusiv afișarea către acea persoană a rezervărilor sale la afacerile pe care le folosește și conexiunile pe care le autorizează ea însăși, de exemplu conectarea unui asistent AI;
• (c) securitatea Platformei și prevenirea fraudei și a abuzurilor, inclusiv jurnalele tehnice;
• (d) statistici despre modul în care este folosită Platforma, pe baza unor date pseudonimizate sau agregate;
• (e) marketingul propriu al TimeNow — despre TimeNow și despre ofertele afacerilor de pe Platformă — trimis numai persoanelor care au acceptat separat să îl primească de la TimeNow.

2.3 Dacă TimeNow îi întreabă pe Clienți, pe pagina de rezervări a unui Furnizor, dacă doresc să primească mesaje de la TimeNow, o face printr-o solicitare separată și opțională, care numește TimeNow, niciodată ca o condiție pentru rezervare. Doar datele persoanelor care acceptă sunt folosite în temeiul clauzei 2.2(e).

2.4 TimeNow nu va vinde Datele Furnizorului; nu va folosi lista de clienți a Furnizorului pentru a le trimite acestor Clienți marketing pentru TimeNow sau pentru alte afaceri — persoanele care au acceptat conform clauzei 2.2(e) îl pot primi, pentru că l-au cerut de la TimeNow, nu pentru că sunt clienții Furnizorului; nu va folosi Datele Furnizorului pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială; și nu va combina datele unui Furnizor cu ale altuia, cu excepția contului TimeNow propriu al unei persoane, conform clauzei 2.2(b).

3.1 TimeNow prelucrează Datele Furnizorului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Furnizorului. Termenii, acest Acord și modul în care Furnizorul folosește Platforma — setările alese, funcțiile și integrările activate, mesajele, automatizările și campaniile configurate, precum și datele introduse, importate sau șterse — constituie aceste instrucțiuni.

3.2 TimeNow poate prelucra Datele Furnizorului în afara acestor instrucțiuni numai dacă dreptul Uniunii sau dreptul român o impune. În acest caz, TimeNow îl va informa pe Furnizor înainte de prelucrare, cu excepția cazului în care acel drept interzice acest lucru din motive importante de interes public.

3.3 TimeNow îl va informa de îndată pe Furnizor dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă Legislația privind protecția datelor și poate suspenda executarea acelei instrucțiuni până când Furnizorul o confirmă sau o modifică.

3.4 Instrucțiunile care depășesc ceea ce oferă Platforma — de exemplu un export personalizat sau o prelucrare specială — necesită acordul TimeNow și pot fi taxate la un cost rezonabil.

4.1 Furnizorul răspunde de existența unui temei legal pentru prelucrarea pe care o solicită și de informarea Clienților și a Membrilor echipei sale. TimeNow îi pune la dispoziție fiecărui Furnizor o pagină publică pentru nota de informare privind confidențialitatea, pe site-ul său de rezervări, și un model de la care să pornească; conținutul acestei note este responsabilitatea Furnizorului.

4.2 Marketing. Mesajele promoționale trimise Clienților prin email, SMS sau WhatsApp necesită, de regulă, consimțământul prealabil al Clientului, potrivit Legii nr. 506/2004 și GDPR. Furnizorul va trimite campanii și automatizări promoționale numai Clienților al căror consimțământ îl deține și va respecta fiecare dezabonare. Confirmările, reamintirile și celelalte mesaje necesare pentru o rezervare nu sunt marketing. La rezervare, Clientul poate bifa o căsuță opțională pentru a primi mesaje promoționale de la Furnizor. Căsuța nu este bifată în prealabil. Pentru fiecare consimțământ, Platforma înregistrează data și ora, sursa și textul prin care Clientul și-a exprimat acordul. Fiecare email promoțional trimis prin Platformă conține un link de dezabonare. Clientul se poate dezabona și din contul sau din aplicația TimeNow. Platforma înregistrează dezabonarea în toate fișele Clientului de la Furnizor. Aceste dezabonări nu constituie cereri în sensul clauzei 9.2. Dacă un Client s-a dezabonat personal, numai acesta își poate da din nou acordul. Furnizorul poate înregistra în Platformă un consimțământ primit de la Client pe altă cale, precizând cum a fost obținut. Furnizorul are responsabilitatea de a putea dovedi acest consimțământ. De asemenea, poate înregistra o dezabonare la cererea Clientului.

4.3 Categorii speciale de date. Platforma este un instrument de programare și de gestiune a clienților, nu un sistem de dosare medicale. Notițele, comentariile la rezervări și celelalte câmpuri de text liber trebuie să conțină doar ceea ce îi este necesar Furnizorului pentru a-și presta serviciul. Dacă Furnizorul înregistrează date privind sănătatea sau alte categorii speciale — de exemplu o clinică, un kinetoterapeut sau un antrenor care notează o accidentare — Furnizorul răspunde de existența unei condiții prevăzute la articolul 9 din GDPR și de limitarea acestor date la minimul necesar. TimeNow le protejează prin măsurile din Anexa II.

4.4 Copii. Dacă Furnizorul are servicii pentru copii, de exemplu cursuri pentru copii, rezervările trebuie făcute de un părinte sau de reprezentantul legal, iar Furnizorul răspunde de colectarea numai a datelor de care are nevoie despre copil.

4.5 Acces. Furnizorul decide care Membri ai echipei pot folosi Platforma și cu ce rol, își păstrează în siguranță datele de autentificare, retrage de îndată accesul celor care pleacă și răspunde pentru acțiunile utilizatorilor din contul său.

4.6 Importuri. Dacă Furnizorul importă clienți dintr-un alt sistem, răspunde de legalitatea acestor date, inclusiv de orice consimțământ pentru marketing înregistrat împreună cu ele.

5.1 TimeNow acordă acces la Datele Furnizorului numai personalului care are nevoie de ele pentru a opera, a oferi suport, a securiza sau a întreține Platforma, și numai în măsura în care are nevoie. Toate aceste persoane sunt ținute de o obligație scrisă de confidențialitate sau de o obligație legală de confidențialitate.

5.2 Personalul TimeNow accesează contul sau datele unui Furnizor numai pentru a presta serviciul, pentru a soluționa o solicitare de suport a Furnizorului, pentru a investiga un incident de securitate sau un abuz, ori atunci când legea o impune.

6.1 TimeNow implementează și menține măsurile tehnice și organizatorice descrise în Anexa II, adecvate riscului prelucrării (articolul 32 din GDPR).

6.2 TimeNow poate modifica aceste măsuri în timp, cu condiția ca nivelul general de protecție să nu scadă.

7.1 Furnizorul acordă TimeNow o autorizare generală scrisă de a angaja Sub-împuterniciți. Lista actuală — identitatea fiecărui Sub-împuternicit, ce face și unde prelucrează datele — este Anexa III, partea A.

7.2 TimeNow va anunța orice adăugare sau înlocuire planificată a unui Sub-împuternicit cu cel puțin 30 de zile înainte, prin actualizarea Anexei III și prin email către titularul contului Furnizorului. Furnizorul poate obiecta, pentru motive rezonabile legate de protecția datelor, scriind către TimeNow în acest termen.

7.3 Dacă Furnizorul obiectează, TimeNow va încerca cu bună-credință să soluționeze obiecția — de exemplu prin nefolosirea noului Sub-împuternicit pentru datele acelui Furnizor sau prin explicarea garanțiilor existente. Dacă acest lucru nu este posibil, Furnizorul poate înceta serviciul afectat sau contul său înainte ca schimbarea să intre în vigoare, fără penalități și cu restituirea proporțională a sumelor plătite în avans pentru perioada de după încetare.

7.4 Dacă un Sub-împuternicit trebuie înlocuit de urgență pentru a menține Platforma sigură sau disponibilă, TimeNow poate face acest lucru imediat și îl va informa pe Furnizor cât mai curând posibil după aceea; se aplică apoi clauza 7.3.

7.5 TimeNow impune fiecărui Sub-împuternicit, prin contract, obligații privind protecția datelor cel puțin la fel de protective ca acest Acord și rămâne pe deplin răspunzătoare față de Furnizor pentru îndeplinirea obligațiilor fiecărui Sub-împuternicit (articolul 28 alineatul (4) din GDPR). La cerere, TimeNow îi va furniza Furnizorului informațiile de care are nevoie despre orice Sub-împuternicit, inclusiv, dacă sunt disponibile, despre sub-împuterniciții pe care acesta se bazează la rândul său.

8.1 Unele funcții ale Platformei schimbă date cu servicii pe care Furnizorul le alege și cu care contractează direct, enumerate în Anexa III, partea B — de exemplu plățile online prin contul de comerciant Netopia al Furnizorului, mesajele prin propriul cont WhatsApp Business, sincronizarea cu calendarul Google al unui membru al echipei sau un CRM precum GoHighLevel.

8.2 Prin activarea unei astfel de funcții, Furnizorul instruiește TimeNow să transmită Datele Furnizorului relevante către acel serviciu și să primească date de la acesta. Aceste servicii nu sunt Sub-împuterniciți ai TimeNow: ele prelucrează datele în baza contractului propriu al Furnizorului cu ele, iar TimeNow nu răspunde pentru prelucrarea efectuată de acestea. Furnizorul poate dezactiva oricând funcția, ceea ce oprește transmiterile ulterioare.

9.1 Solicitările persoanelor vizate. Platforma îi permite Furnizorului să vadă și să corecteze datele Clienților și să elimine Clienți din lista sa. Dacă aceste instrumente nu sunt suficiente — de exemplu pentru ștergerea definitivă a unei fișe de client sau pentru un export complet — TimeNow va efectua operațiunea la solicitarea scrisă a Furnizorului, în termen de 30 de zile.

9.2 Dacă un Client sau un Membru al echipei se adresează direct TimeNow în legătură cu Datele Furnizorului, TimeNow va transmite solicitarea Furnizorului fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 5 zile lucrătoare și nu va răspunde pe fond decât dacă Furnizorul îi cere acest lucru. TimeNow poate informa persoana că solicitarea sa a fost transmisă.

9.3 TimeNow îi va acorda Furnizorului asistență rezonabilă — ținând seama de natura prelucrării și de informațiile de care dispune — pentru evaluările impactului asupra protecției datelor, consultarea prealabilă a autorității de supraveghere și securitatea prelucrării (articolele 32-36 din GDPR).

9.4 Dacă o autoritate publică îi solicită TimeNow Datele Furnizorului, TimeNow o va redirecționa către Furnizor atunci când este posibil, va divulga doar ceea ce impune legea și îl va informa pe Furnizor, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.

9.5 Ștergerea unui cont TimeNow. Când un Client își șterge propriul cont TimeNow, Platforma elimină numele, adresa de email și numărul de telefon ale acestuia din fișele de client asociate contului, la toate afacerile pe care le-a folosit; rezervările și evidențele vânzărilor se păstrează fără aceste date. Totodată, Platforma înregistrează retragerea consimțământului Clientului pentru mesajele promoționale ale Furnizorului. Pentru ca această retragere să rămână valabilă dacă Clientul face din nou o rezervare, Platforma păstrează o formă codificată ireversibil a adresei de email și a numărului de telefon, din care nici TimeNow, nici Furnizorul nu le pot reface. Furnizorul instruiește TimeNow să procedeze astfel prin acceptarea acestui Acord. Clauza 9.2 nu se aplică acestor ștergeri.

10.1 TimeNow păstrează Datele Furnizorului în principal în Uniunea Europeană: aplicația și baza sa de date rulează în centrele de date Hetzner din Finlanda, iar copiile de siguranță și fișierele încărcate sunt stocate în Cloudflare R2, în jurisdicția UE a acestuia.

10.2 Unii Sub-împuterniciți prelucrează Datele Furnizorului în afara Spațiului Economic European, așa cum se arată în Anexa III. TimeNow efectuează astfel de transferuri numai în baza unei decizii privind caracterul adecvat conform articolului 45 din GDPR — inclusiv Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor, pentru destinatarii din SUA certificați — sau a clauzelor contractuale standard adoptate prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914 a Comisiei, împreună cu orice măsuri suplimentare necesare.

10.3 Dacă o decizie privind caracterul adecvat pe care se bazează TimeNow este invalidată, TimeNow va muta transferurile afectate pe un alt mecanism valabil sau le va opri și îl va informa pe Furnizor.

11.1 TimeNow îl va informa pe Furnizor fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult 72 de ore de la momentul în care a luat cunoștință de o încălcare a securității care afectează Datele Furnizorului. Notificarea se trimite la adresa de email a titularului contului Furnizorului.

11.2 Notificarea va descrie, în măsura în care se cunosc la acel moment: ce s-a întâmplat; categoriile și numărul aproximativ de persoane și de înregistrări în cauză; consecințele probabile; măsurile luate sau propuse; și o persoană de contact. Dacă nu se cunosc încă toate informațiile, TimeNow le va transmite în etape, pe măsură ce devin disponibile.

11.3 TimeNow va lua măsuri rezonabile pentru a limita încălcarea și efectele acesteia și îl va ajuta pe Furnizor să își îndeplinească propriile obligații de a notifica ANSPDCP în termen de 72 de ore și, atunci când este necesar, persoanele afectate. Decizia dacă și cum sunt notificate acestea îi aparține Furnizorului, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

11.4 Notificarea unei încălcări nu reprezintă o recunoaștere a vinovăției sau a răspunderii TimeNow.

12.1 Cât timp contul este activ, Furnizorul poate șterge Datele Furnizorului folosind Platforma.

12.2 La închiderea contului, Furnizorul poate cere TimeNow, în termen de 30 de zile, un export al datelor despre clienți, rezervări și vânzări, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum CSV.

12.3 TimeNow va șterge Datele Furnizorului în cel mult 90 de zile de la închiderea contului, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul român îi impune să păstreze o parte din ele. În acest caz, TimeNow păstrează doar acea parte, doar cât timp este necesar, și continuă să o protejeze conform acestui Acord.

12.4 Datele șterse pot rămâne în copiile de siguranță ale bazei de date și în jurnalele operaționale timp de cel mult 30 de zile, până la suprascrierea acestora. TimeNow nu le readuce în uz activ.

13.1 TimeNow pune la dispoziție informațiile necesare pentru a demonstra respectarea articolului 28 din GDPR: acest Acord, anexele sale și răspunsuri scrise la un chestionar de securitate rezonabil, o dată pe an sau mai des după o încălcare a securității datelor.

13.2 Dacă aceste informații nu sunt suficiente sau dacă o autoritate de supraveghere o cere, Furnizorul — ori un auditor independent ținut de confidențialitate, care nu este concurent al TimeNow — poate audita respectarea obligațiilor de către TimeNow, inclusiv prin inspecții. Furnizorul transmite o notificare scrisă cu cel puțin 30 de zile înainte; auditurile au loc în timpul programului de lucru, cel mult o dată la 12 luni, cu excepția celor efectuate după o încălcare a securității datelor sau la cererea unei autorități, și nu trebuie să compromită securitatea Platformei sau confidențialitatea datelor altor Furnizori. Fiecare parte își suportă propriile costuri.

14.1 Fiecare parte răspunde pentru prejudiciile cauzate de propria încălcare a acestui Acord sau a Legislației privind protecția datelor, potrivit articolului 82 din GDPR.

14.2 Între părți, limitarea răspunderii din Termeni se aplică și acestui Acord, cu excepția cazurilor în care legea nu permite limitarea răspunderii.

15.1 Acordul se aplică atât timp cât TimeNow prelucrează Datele Furnizorului, inclusiv după încetarea Termenilor, până la returnarea sau ștergerea datelor conform clauzei 12.

15.2 TimeNow poate actualiza Acordul pentru a reflecta modificări ale legislației, ghiduri ale autorităților de supraveghere sau schimbări ale Platformei. Va publica fiecare versiune nouă pe această pagină, cu data ei, iar pentru modificările care îi afectează în mod semnificativ pe Furnizori va trimite un email titularului contului cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea lor în vigoare, cu excepția cazului în care legea impune o modificare mai devreme. Modificările Anexei III urmează clauza 7.

15.3 Acordul este guvernat de legea română. Litigiile se soluționează de instanțele competente din România.

15.4 Dacă o prevedere a Acordului este declarată nevalabilă, celelalte prevederi rămân în vigoare.

15.5 Întrebările despre acest Acord, obiecțiile formulate conform clauzei 7 și solicitările conform clauzelor 9 și 12 se transmit la contact@timenow.ro.